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Wordファイルを印刷すると途中から別のトレイから出力されてしまう場合の解決方法

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Word 2016で印刷しようとしたら、印刷途中で「〇〇トレイに用紙が準備されていない」という趣旨のメッセージが表示されてしまい、特定ページ以降が印刷できない
Wordファイルのページ設定を確認してみましょう。用紙トレイが通常のプリンター設定ではない可能性があります!

 

 

Wordファイルを印刷しようとすると、特定のページで必ず「トレイに用紙がない」といった趣旨のメッセージが表示されてしまうことがあります。

プリンターの設定が原因かな?と思い、印刷画面から設定をいろいろ確認してみても特に問題があるようには見えない。

 

はて・・・?

 

では早速原因を特定してみましょう!

 

原因

 

プリンター側での印刷設定に問題なさそうな場合、Wordファイルのページ設定を疑ってみましょう!

 

Wordには特定のセクションに対して、印刷時に用紙トレイの指定を行うといった機能があります。

この機能を正しく使いこなすと「1~10ページまではA4で印刷し、11~13ページはB5で印刷し、14ページ以降は再度A4で印刷する」といった芸当が可能になります。

 

普通にWordファイルを作成するうえでこのような設定が施されることはないのですが、何かの拍子で設定されてしまったのでしょう。

他人が作成したWordファイルを印刷しようとしたときにこの相談をうけることが多いのですが、作成者が途中から印刷トレイを変える意図で設定していたものの、ファイルを渡すときにその設定を解除するのを忘れてしまったというオチが多いですね!

 

では早速Wordの画面で確認してみましょう。

 

確認方法

 

1.印刷したときに必ず止まってしまうページの先頭をクリックします。

例:10ページ中4枚まで正常に出力される場合、5ページ目の先頭をクリックすればOKです。

 

2.Word画面上部の【レイアウト】タブを選択し、【ページ設定】の右下にある矢印マークをクリックしてダイアログを表示させます。

 

Word用紙トレイ1

 

3.【用紙】タブを選択し、[用紙トレイ]項目が規定値以外になっていたら予想的中です!

 

Word用紙トレイ3

 

さて、こうなってしまった場合直す必要があると思いますので以下を参考にしてみてください。

 

解決方法…をお伝えする前に

 

解決方法は2つあります。

 

 

まず一つ目は前述の通り原因元である「特定ページ以降の用紙トレイを規定値に戻す」方法です。

そしてもう一つは「PDF化してから印刷する」という方法です。

 

既にWordファイルが完成している場合、個人的には「PDF化してから印刷する」方法を断然オススメします。

理由としては、ページ設定から用紙トレイの設定を変更すると、レイアウトが崩れてしまう恐れがあるからです。(実際にものすごく崩れた…)

もちろん作り方によってはレイアウトが崩れない可能性も大いにありますし、数ページ程度のWordファイルならば設定を直してしまえばよいでしょう。

しかし、例えば100ページ程をいちいち崩れていないか確認なんてしていたら時間がもったいありません。

体裁の崩れを心配するぐらいならいっそのことPDFにしてしまい、Adobe Acrobat Reader等で開いて印刷してしまった方が圧倒的に楽です。

 

長くなりましたが、解決方法をご説明します!

 

解決方法

 

特定ページ以降の用紙トレイを規定値に戻す

 

確認方法でご説明した画面から用紙トレイの変更を行います。

 

1.印刷したときに必ず止まってしまうページの先頭をクリックします。

例:10ページ中4枚まで正常に出力される場合、5ページ目の先頭をクリックすればOKです。

2.Word画面上部の【レイアウト】タブを選択し、【ページ設定】の右下にある矢印マークをクリックしてダイアログを表示させます。

Word用紙トレイ1

3.【用紙】タブを選択し、[用紙トレイ]項目を規定値・設定対象を文書全体に設定し、OKボタンをクリックします!

 

 

これでおそらく特定のページ以降でトレイに用紙がないと言われることはなくなると思います^^

 

PDF化してから印刷する

 

これはもうかなり簡単です。

Wordは2010からPDFファイルとして保存することができるようになりました。

 

1.Word画面左上の[ファイル]タブをクリックします

2.左メニューの「名前を付けて保存」をクリックし、参照をクリックします

3.任意の保存場所を選び、ファイルの種類を「PDF(*.pdf)」にしてから保存ボタンを押すだけです。

 

Word用紙トレイ4

 

これでPDF化することができるので、あとはAdobe Acrobat ReaderといったPDFファイルを読み込めるアプリケーションで開き、印刷してしまえばOKです。

 

 

印刷したものをいちいち見直すぐらいだったらPDFファイルに変換してしまったほうが楽です!

そもそも印刷してるっていうことは、既に完成してるっていうことですからね^^

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